Grappa Ultra Trail: sito, iscrizioni e pagamenti in tre lingue

In breve. Il Grappa Ultra Trail è una gara di trail running sul Massiccio del Grappa: prima edizione il 15 e 16 maggio 2027, quattro distanze a numero chiuso da 20, 40, 80 e 100 km, partenza da Bassano del Grappa e arrivo all'Antica Abbazia. La organizza il Consorzio Turistico Vivere il Grappa. Ho ricostruito il sito come tema WordPress su misura e ci ho sviluppato dentro tutto il percorso di iscrizione, in italiano, inglese e tedesco. Oggi lo seguo in manutenzione.

Il progetto è stato realizzato con Concreative srl, l'agenzia che firma il sito nel piè di pagina: io ho sviluppato il tema e le funzioni su misura e ne curo la manutenzione.

Il cliente e il contesto

Il Consorzio Turistico Vivere il Grappa promuove il territorio del Massiccio del Grappa e organizza tutto l'anno attività all'aperto, dal parapendio al trail running. Il Grappa Ultra Trail è il suo evento di punta: una gara nuova, con il patrocinio dei comuni di Bassano del Grappa e Borso del Grappa, su una montagna che è Riserva della Biosfera UNESCO e che porta con sé una storia pesante, quella della Grande Guerra.

Una gara di trail su due giorni non si racconta con un sito vetrina. Chi lo apre è quasi sempre un atleta che deve decidere se iscriversi, e lo fa leggendo distanze, dislivelli, orari di partenza, cancelli orari e regolamento. Una parte di loro non parla italiano: per questo il sito esiste anche in inglese e in tedesco. Dopo l'iscrizione la stessa persona torna sul sito per la consegna dei pettorali, la navetta, le docce e l'alloggio. E dietro le quinte l'organizzazione deve sapere, gara per gara, chi è iscritto, chi ha pagato e chi ha consegnato il certificato medico.

L'obiettivo

Il sito doveva fare tre cose: presentare l'evento con la stessa forza visiva della montagna, permettere a un atleta di iscriversi e pagare da solo, in tre lingue, e dare all'organizzazione gli strumenti per gestire le iscrizioni senza fogli di calcolo paralleli.

Il pensiero dietro lo sviluppo

Da page builder a tema su misura

La prima versione del sito era costruita con un page builder. Funzionava come vetrina, ma tutto quello che serviva dopo (iscrizioni, campi su misura, traduzioni, area riservata) avrebbe dovuto passare attraverso i suoi limiti. Ho riscritto il sito come tema WordPress su misura, mantenendo la grafica: stessi colori, stessi caratteri, stesse sezioni, stesse animazioni, dal parallasse del corridore in home allo scorrimento dei loghi degli sponsor. Lo stile è Tailwind CSS compilato, quindi un solo file leggero al posto dei fogli di stile generati dal builder.

Per non togliere autonomia al consorzio, testi, immagini e gallerie di ogni pagina sono campi modificabili dal pannello con Advanced Custom Fields, separati per lingua. Anche i dettagli di ogni gara (distanza, dislivello, orari, cancelli, mappa, profilo altimetrico e PDF del percorso) sono un elenco che l'organizzazione aggiorna da sola.

Tre lingue, fatte bene

Le lingue sono gestite con Polylang: italiano su grappaultratrail.com, inglese su /en/ e tedesco su /de/. Non sono tradotti solo i titoli: lo sono l'interfaccia del tema, il regolamento di gara completo, le pagine legali, le schede prodotto, il modulo di iscrizione e le email. Un atleta tedesco può arrivare fino al pagamento senza incontrare una parola di italiano, e i motori di ricerca ricevono gli hreflang corretti per mostrare a ognuno la versione giusta.

L'iscrizione come un prodotto, il resto su misura

Le iscrizioni girano su WooCommerce: ogni gara è un prodotto, nelle tre lingue, collegato alla sua traduzione. Sopra WooCommerce ho costruito quello che una gara richiede e un negozio non ha:

• Il modulo atleta sulla scheda di ogni gara: dati anagrafici, codice fiscale, nazionalità, società sportiva e tessera, taglia della maglia, contatto di emergenza e i consensi al regolamento e alla privacy, tutti validati prima di arrivare al carrello.
• Il certificato medico, obbligatorio. È un dato sanitario, quindi va trattato come tale: il file viene salvato fuori dalla cartella pubblica del sito, con un nome non indovinabile, e si scarica solo attraverso un controllo che verifica chi lo chiede. Lo vede l'organizzazione e lo vede l'atleta che lo ha caricato, nessun altro.
• Il pagamento con Nexi XPay, e un checkout predisposto per la fattura elettronica con il plugin di Aruba, adattato a privati e aziende: codice fiscale, partita IVA, codice destinatario o PEC compaiono solo quando servono.
• L'area riservata «Le mie iscrizioni», dove l'atleta ritrova le sue gare, lo stato del pagamento e quello del certificato.
• La pagina «Iscritti» nel pannello, che per ogni gara mostra l'elenco degli atleti con tutti i dati raccolti, unendo le iscrizioni arrivate nelle tre lingue, ed esporta la lista di partenza in CSV.
• Le email automatiche con la grafica dell'evento e il riepilogo dell'iscrizione: gara, atleta, taglia, stato del certificato.

Le informazioni dopo l'iscrizione

Una sezione Informazioni operative raccoglie consegna dei pettorali, navetta, docce e deposito indumenti, e il menu porta agli alloggi sul sito del consorzio. Sono le pagine che un atleta apre la settimana della gara, spesso da telefono: per questo sono semplici, leggibili e tradotte come tutto il resto.

SEO, privacy e dati strutturati

Il sito pubblica i dati strutturati Schema.org di tipo SportsEvent, con date, luogo, organizzatore e offerte di iscrizione, così i motori di ricerca e gli assistenti AI leggono l'evento come evento, non come un testo qualunque. Titoli e descrizioni sono curati pagina per pagina e lingua per lingua, la sitemap copre le tre versioni, le pagine del carrello e del pagamento restano fuori dall'indice. Il banner dei cookie è scritto su misura nello stile del sito, con categorie separate e la possibilità di cambiare idea in qualsiasi momento.

La manutenzione

Un sito che incassa iscrizioni non si può lasciare a sé stesso. In manutenzione seguo gli aggiornamenti di WordPress, WooCommerce e dei plugin di pagamento e fatturazione, verifico che modulo, carrello e pagamento continuino a funzionare dopo ogni aggiornamento, e intervengo sui contenuti quando l'organizzazione cambia orari, percorsi o informazioni. È il tipo di cura che descrivo nel piano Commerce, pensato per chi vende online.

Il risultato

Il Grappa Ultra Trail ha un sito che fa da vetrina e da segreteria insieme: presenta l'evento, raccoglie e incassa le iscrizioni in tre lingue, conserva i certificati medici con la cura che meritano e consegna all'organizzazione la lista degli iscritti già pronta, gara per gara. Lo scopo era togliere lavoro manuale al consorzio senza togliergli il controllo, e oggi ogni contenuto e ogni dettaglio di gara si aggiorna dal pannello.

Se stai organizzando un evento con iscrizioni a pagamento, è un lavoro che sta tra i siti web e l'e-commerce su misura, con un pezzo di area riservata. Nello sport ho seguito anche il sito del Tennis Club Monselice.