Quanto costa un gestionale su misura, e da cosa dipende davvero

“Quanto costa un gestionale?” è la domanda da cui si parte quasi sempre, ed è giusto così. La risposta onesta è “dipende”, ma detta così non serve a niente. Serve sapere da cosa dipende, così da poter leggere qualsiasi preventivo, anche il mio, e confrontarlo con gli altri senza fermarsi al numero in fondo.

Dagli studi di ragioneria mi porto dietro una regola semplice: un costo si capisce solo se lo si scompone in voci. Ecco le voci di un gestionale su misura.

Il prezzo lo fanno le regole, non le schermate

Due gestionali con le stesse schermate possono costare cifre molto diverse. A fare la differenza è quello che succede dietro: quante regole ci sono, quante eccezioni, quanti modi diversi di fare la stessa cosa.

I processi da coprire. Gestire le richieste dei clienti è un processo; preparare un preventivo è un altro; seguire una commessa fino alla chiusura è un terzo. Ognuno ha i suoi passaggi, i suoi stati e le sue persone. Più processi entrano nella prima versione, più lavoro c’è.

Le eccezioni. “Di solito facciamo così, tranne quando…” è la frase che pesa di più su un preventivo. Le eccezioni non sono un difetto della vostra azienda: sono il motivo per cui un software standard non vi sta bene. Ma vanno scoperte prima, non a metà sviluppo.

Ruoli e permessi. Se tutti vedono tutto, il lavoro è uno. Se il titolare vede i margini, l’ufficio tecnico vede i computi e la squadra in cantiere vede solo le proprie attività, le regole si moltiplicano e vanno verificate una per una.

I dati che esistono già. Anagrafiche in un file, storico in un altro, documenti in una cartella condivisa. Portarli dentro il nuovo sistema, pulirli e decidere quale versione è quella giusta è una voce a sé, spesso sottovalutata.

I collegamenti. Contabilità, e-commerce, sito, CRM, firma elettronica: ogni collegamento con un altro programma richiede di decidere chi ha il dato giusto, in che direzione viaggia e cosa succede quando uno dei due sistemi non risponde.

I report. Un elenco filtrabile è semplice. Un report che incrocia commesse, ore e costi per dirvi dove guadagnate davvero richiede che i dati siano raccolti bene fin dal primo giorno.

Le voci che un preventivo dovrebbe contenere

Un preventivo serio per un gestionale su misura non è una cifra unica. Dovrebbe dire, in modo leggibile:

• Analisi del processo: il tempo per capire come lavorate oggi, con le eccezioni.
• Modello dei dati e dei permessi: cosa si registra, chi può vederlo e modificarlo.
• Sviluppo per fasi: cosa arriva prima, cosa dopo, e quando potete provarlo.
• Migrazione dei dati esistenti: quali dati, in che stato sono, chi li controlla.
• Collegamenti: con quali programmi, in che direzione.
• Prove con chi lo userà e formazione.
• Costi dopo il rilascio: server, aggiornamenti, assistenza ed evoluzioni.

Se una di queste voci manca, non vuol dire che il preventivo sia sbagliato: vuol dire che va chiesto come verrà gestita.

I costi che arrivano dopo

Il gestionale non finisce il giorno del rilascio. Ci sono costi che continuano, ed è meglio conoscerli subito:

• Server e servizi: dove gira il software, chi lo paga, quanto cresce con l’uso.
• Manutenzione: aggiornamenti di sicurezza, librerie, browser che cambiano.
• Evoluzioni: le richieste che arrivano dopo, quando le persone iniziano a usarlo davvero. Arrivano sempre, ed è un buon segno.

Due domande da fare sempre: di chi sono il codice e i dati, e cosa succede se lo sviluppatore non è più disponibile. La risposta giusta è che i dati sono vostri, esportabili, e che il codice è documentato abbastanza da poter essere ripreso da altri.

Come spendere meno senza ottenere meno

Il modo più efficace per contenere il costo non è tagliare la qualità, ma tagliare il perimetro iniziale.

Partire dal processo che fa più male. Quello dove si perde più tempo, si sbaglia di più o si rischia di più. Una prima versione che risolve bene quel processo vale più di un sistema che copre tutto a metà.

Non buttare subito tutti i fogli Excel. Si collega il nuovo sistema a quello che usate già e si sposta il resto un pezzo alla volta. Una migrazione tutta insieme è il modo più sicuro per far odiare un gestionale.

Non copiare il programma che usate oggi. Se lo state sostituendo, è perché qualcosa non funziona. Rifare le stesse schermate porta con sé gli stessi problemi.

Decidere da subito quale dato fa fede. Quando due programmi hanno lo stesso dato e non coincidono, qualcuno passa le giornate a riconciliarli. Deciderlo all’inizio costa poco; scoprirlo dopo costa molto.

Segnali che un preventivo va approfondito

• Un prezzo fisso per “un gestionale completo” senza aver visto come lavorate.
• Nessuna menzione dei dati esistenti o della loro migrazione.
• Tutto consegnato in un’unica volta alla fine, senza versioni intermedie da provare.
• Nessuna indicazione su chi possiede codice e dati.
• Manutenzione e costi del server non citati.

Come lavoro io

Prima di un numero mi faccio raccontare il lavoro: chi fa cosa, con quali strumenti, dove si inceppa. Dopo il primo incontro ti do una stima divisa per fasi, con quello che arriva prima e quello che può aspettare, invece di una cifra unica e una data a caso.

È lo stesso approccio con cui ho costruito Dvralis, il gestionale per le imprese edili: cantieri, preventivi e contatti in un solo flusso, partendo da come lavora davvero un’impresa. Se vuoi capire come potrebbe funzionare nel tuo caso, trovi i dettagli nella pagina dei software gestionali su misura, oppure scrivimi due righe su come lavorate oggi.